Organice los permisos de acceso para evitar que personas inadecuadas accedan a los documentos o los utilicen.

Reducción de costos: Cuando se realiza digitalmente, la gestión de documentos minimize el espacio fileísico requerido para el almacenamiento y disminuye los costos asociados con el mantenimiento de archivos fileísicos.

Establecer un sistema eficaz de archivo para reuniones y actas es fundamental para cualquier organización, independientemente de su tamaño o sector.

OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que pueden ser utilizados por el software empresarial.

Eficiencia operativa: Mejora los flujos de trabajo y la productividad al facilitar el acceso rápido a la información necesaria.

Fiabilidad y seguridad de la plataforma: examinamos las medidas de seguridad implementadas y la estabilidad general del software para garantizar la protección de la información empresarial.

Control Limitado: La organización tiene menos Regulate sobre el entorno del servidor y las políticas de gestión de datos, ya que estas están gestionadas por el proveedor del servicio.

La capacitación del personal garantiza que todos estén familiarizados con el nuevo sistema y puedan aprovechar al máximo sus capacidades. Además, puede ayudar a reducir la resistencia al cambio y a garantizar una transición fluida hacia el nuevo sistema.

Flexibilidad para empresas de todos los tamaños: Es escalable y se adapta tanto a las necesidades de pequeñas empresas como de grandes organizaciones.

Utilizan bases de datos y sistemas de indexación para clasificar y etiquetar los documentos, facilitando su búsqueda y acceso rápido. Los sistemas GED son ampliamente utilizados en la actualidad debido a su capacidad para reducir el uso de papel, mejorar la eficiencia operativa y garantizar la seguridad y confidencialidad de la información.

Los formularios digitales externalizan la introducción de datos a la persona que rellena el formulario y los campos obligatorios eliminan el tiempo dedicado a buscar la información que falta. 

Controlar los accesos para respaldar la seguridad de los documentos. También evitar la fuga o pérdida de información y garantizar la confidencialidad de los archivos.

Es una solución ideal para empresas que buscan simplificar la firma de contratos y documentos legales de forma rápida y eficiente.

Adaptabilidad: documentos digitales Estar preparados para ajustar operaciones y sistemas según evolucionen las necesidades del mercado.